こんにちわ。鹿児島で会社設立（株式会社、合同会社）の設立支援、創業融資のお手伝いをさせていただいています、「会社設立トータルサポート鹿児島」のブログです。
前回は領収書の発行について書きましたが、今回はその管理について書きたいと思います。
「払った」「払ってない」のもめごともですが、税務署の税務署調査の場合には一つ一つチェックされます。
さて、受け取った領収書。業務に関連して支払った経費であることの証拠を示す重要な書類です。痛くもない腹を探られるようなことのないように、領収書のもらい方とその管理の仕方について、ポイントを整理しておきます。
まず、領収書は帳簿書類の一部ですから保管しておく必要があります。株式会社や有限会社、合同会社などの法人だけでなく、現在は白色申告の個人事業主の方もその保管は義務になっています。
しかし、税法上「コレコレの記載された領収書がなければ経費として認めない！」というような規定はありません。よく引き合いに出されるところで、消費税法に請求書等の要件ということでそれっぽい規定がありますが、これはそもそも課税仕入れとして認めるかどうかという部分にかかるお話ですので、経費としての領収書の要件とは直接関わりのあるものではありません。（消費税法30条をご覧ください。）
早い話、基本的にレシートでOK！ということです。むしろ、比較的少額の経費に関していえばレシートの方が捏造や改ざんもしにくいですし、具体的な商品名の記載があることも多く、支払いの証拠能力としては下手な領収書より高いのではないかと思っています。
下手な領収書、といえば「上様」「お品代」などでしょう。こうした領収書は是非、必要最低限（！？）にとどめておいてください（…汗）。複数の支出をまとめた領収書であっても、「コピー用紙・他」とか「パソコン用品」のようになんらかの記載があったほうが格段に印象は良いです。飲食や接待の領収書でしたら、裏面に「○○産業さん/二名」のように記録しておくとさらに望ましいと思います。
一枚一枚ノートに貼り付けて…とまでは必要ありませんが、せめて月ごとにまとめて封筒に入れるなりホッチキスで留めるなりしておけば、後でジタバタせずに済みます。
そうしてまとめた領収書ですが、「じゃあいつまでとっておくの？」
ズバリ、「最低」７年間とお考え下さい。青色申告法人の「帳簿書類」の保存期間は申告期限の翌日から７年間とはっきり定められています。（法人税法施行規則59条）厳密にいえば個人で白色申告の方の「書類」の保管義務は５年間ですが、「帳簿」はやはり７年間です。
で、会社設立をすると繰越欠損金を9年間使えることになるわけですが、この繰越欠損金の生じた事業年度の帳簿書類は９年間です。さらに、平成29年4月1日以降はこの繰越期間が10年に延長されていますので、それに合わせて帳簿書類の保存期間も10年に延長されることになります。
…なんですが、税法とは別に会社法では、
「株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。」（会社法432条2項）
となっています。「仕入代金 金参百萬円也」の領収書はわかるけど、「コピー代 ￥30－」が会社の経営にとって「重要な資料」なのか？ …という議論はおいといて。
やっぱり10年間は保管しておいたほうが良いと思います。
鹿児島市荒田2丁目の会社設立トータルサポート鹿児島でした。
